fbpx

Je bent net twee weken op vakantie geweest – het was heerlijk. Helemaal fris en fruitig verschijn je maandagochtend op kantoor. Je haalt een kopje koffie, start je computer op en opent je e-mail programma. ‘U heeft 987 nieuwe berichten’ – Weg gelukzalig vakantiegevoel. Je begint bovenaan in je mailbox met de eerste ongelezen mail en werkt je er zo doorheen. De tijd vliegt voorbij en je bent nog maar weinig opgeschoten met je inbox terwijl je agenda volstroomt, evenals je bureau waar je collega’s verschijnen voor een babbeltje en met verzoeken die je takenlijst nog wat langer maken.

Eindresultaat werkdag 1: Stress.

Herkenbaar? Je bent niet de enige. Onderzoek van de universiteit van Californië wijst uit dat druk e-mailverkeer leidt tot een voortdurende staat van alertheid en een versneld hartritme, wat het gevoel van stress kan opwekken. Het is dan ook niet vreemd dat het openen van een inbox vol met ongelezen e-mails direct stress oplevert na je relaxte vakantie.

Gelukkig kan het ook anders. Ik ga je uitleggen hoe je dit jaar je mailbox weer supersnel op orde hebt en je vakantiegevoel wat langer intact houdt.

Les 1: Je inbox is géén takenlijst.

Wat ik heel vaak zie is dat mensen hun mail markeren als ongelezen zodat ze hem op een later moment nog eens kunnen doornemen, of als herinnering om de taak uit te voeren. Of ze geven hem zo’n rood vlaggetje als ze hem écht niet willen vergeten.

Dit werkt helaas niet. Elke keer als jij die mail tegenkomt, moeten je hersenen weer bedenken wat je er ook alweer mee wilde doen. Verspilling van je tijd en energie.
Je inbox is geen takenlijst, het is een plek waar informatie binnen komt, net als je brievenbus. Thuis gebruik je de deurmat ook niet als opslagplaats, doe dat dan ook niet met je inbox.

Oké, je gaat je inbox niet meer gebruiken als takenlijst. Maar hoe ga je nu die 987 mails tackelen?

Door het volgen van de volgende 7 stappen heb jij je mailbox weer supersnel op orde.

Stap 1: Verplaats alle mails van je inbox naar één nieuwe map ‘Archief’.

Gefeliciteerd, je hebt ‘inbox zero’ bereikt! Neem een slok koffie en ga door naar stap 2.

Bonus tip: Laat je Out of Office reply nog aan staan. En werk vanuit huis als dat mogelijk is. Hoe minder onderbrekingen, hoe beter.

Stap 2: Weg met alle meuk
Open je archief map en maak van de ‘delete’ knop je nieuwe beste vriend. Nieuwsbrieven waar je nu niet op zit te wachten, aanbiedingen, uitnodigingen van meetings die al geweest zijn, updates van social media, ‘Er staat taart in de keuken’ etc. Gebruik de sorteerfunctie in je mailprogramma: sorteer op afzender en verwijder in één keer alle nieuwsbrieven van bedrijf X. Hup, weg ermee. Dit is ook het ideale moment om je meteen helemaal af te melden voor nieuwsbrieven waar je sowieso nooit naar kijkt.

Stap 3: Beslis nú wat je met een e-mail doet.
Maak gebruik van het OHIO principe: ‘Only Handle It Once’. Dit betekent dat je maar één keer een beslissing over iets neemt. In dit geval dwing je jezelf dus om bij iedere e-mail te besluiten wat er mee moet gebeuren. En daarbij maak je gebruik van de 4 D’s.

Stap 4: De 4 D’s: Delete it, Do it, Delegate it, Defer it

Delete it: Dit hebben we stiekem al bij stap 2 gedaan. Verwijderen dus. Zoveel mogelijk.

Do it: Beantwoord ‘no-brainers’ meteen.
Het gaat hierbij om simpele mailtjes die je binnen hooguit 2 minuten kunt beantwoorden. Dit zijn ook de enige mails die je tijdens het opschonen van je mailbox gaat beantwoorden! Na het beantwoorden van deze no-brainers heb je twee opties: de mail verwijderen of bewaren. En dat laatste doe je niet in je inbox of archief map maar in een speciaal daarvoor bedoelde map. Als je mails wil bewaren is het dus heel belangrijk dat je structuur hebt aangebracht in je mailbox met duidelijke mappen.

Bonus tip: Om nog een beetje rust te houden in je inbox, verstuur je mails niet meteen maar stel je in dat ze pas een dag later worden verzonden. Zo wordt je niet meteen gebombardeerd met mails als antwoord op jouw mails.

Delegate it: Ofwel, delegeren. Moet iemand anders deze mail afhandelen? Stuur de mail door. Verwijder de mail of bewaar indien nodig (in een daarvoor bestemde map).

Defer it: Defer betekent uitstellen. (Maar in dit geval niet afstellen 😉) Dit doe je met mails die meer dan 2 minuten van je tijd in beslag nemen om te kunnen beantwoorden. Je gaat ze dus op een later moment afhandelen. En dat doe je als een ninja.

ComputerComputer

Stap 5: De Productiviteits Ninja methode
Hierbij maak je gebruik van verwerkingsmappen. Dat zijn deze 3 mappen:

@Actie: De mails die bij stap 4 onder ‘Defer it’ vielen omdat je ze moet beantwoorden maar dat kost je meer dan 2 minuten.

@Lezen: De mails waarvoor je de tijd wil nemen om ze grondig te lezen.

@Wachten: De mails waarbij je eerst moet wachten op een actie van iemand anders, voordat jij iets hoeft te doen.

Het @ symbool zetten we ervoor zodat de mappen netjes bovenaan in je mailbox verschijnen en je ze niet uit het oog verliest.

Stap 6: Inplannen & lijstjes maken
Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je mails tot het einde der tijden in de verwerkingsmappen blijven staan. De vervolgactie is dat je tijd moet nemen om je verwerkingsmappen leeg te maken. Zet het doorlopen van de verwerkingsmappen bij jezelf op de planning. Hoe vaak dat nodig is, kun je het beste zelf bepalen.

Wat betreft de mails in de @actie map: Korte taken zet je meteen op je takenlijst. Dit zijn taken die je makkelijk tussendoor doet. Daarnaast zet je klussen die langer dan 30 minuten duren apart in je agenda.

Bonus tip: Maak ook lijsten voor dingen die je wilt bespreken met een bepaalde persoon of tijdens een bepaalde meeting. Beter iemand 1x storen met 10 vragen dan 10x storen met 1 vraag.

Stap 7: Hou je inbox leeg
Het allerbelangrijkste is dat je je inbox blijft verwerken zoals hierboven beschreven. Deze aanpak gaat je heel veel tijd schelen en levert je veel rust en overzicht op.

Bonus tip: Rustiger mailverkeer begint bij jezelf. Verwacht je vragen n.a.v. jouw e-mail? Misschien kun je beter bellen of de interne chat gebruiken van je organisatie. En plaats mensen alleen in CC als ze daar specifiek om gevraagd hebben of als er informatie in de mail staat die direct van belang is voor hun werkzaamheden.

Met bovenstaande stappen moet het dit keer lukken om met minder stress weer aan het werk te gaan en dat vakantiegevoel nog een beetje langer vast te houden.

Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het structureren van je mailbox?

Aarzel dan vooral niet om contact met mij op te nemen voor een gratis en geheel vrijblijvende Organizing Boost sessie.

gratis virtual organizing boost sessie

Interessant? Deel het via social media!

Pin It on Pinterest

Share This